Съдържание
Microsoft Access носи база данни за езика на заявките за търсене (SQL) към малкия бизнес. Гъвкавостта и възможностите му осигуряват достатъчно изчислителна мощност за работодателя. Създаването на ведомост в Microsoft Access е добър инструмент за проследяване на записите на служителите. Създаване на цялостна система за заплати, която изчислява брутното възнаграждение, удръжки и нетна заплата, изисква високотехнологичен програмист на база данни. Работодател с умения от среден до напреднал стаж в Access може да създаде система за регистриране на работната заплата.
инструкции
-
Назовете и създайте нова база данни в командата "Нов" в раздела "Файл". Изберете раздела "Начало" и ще бъде създадена нова таблица. Превключете на "Режим на проектиране".
-
Въведете името "първичен ключ" в колоната "Име на поле" в ред 1. "Кодът" е по подразбиране с "Автоматично номериране" в колоната "Тип данни". Можете да запазите или промените друг уникален идентификатор, като например номер на служител или CPF. "Типът данни" може да бъде запазен като "Автоматично номериране" или променен на ръчно въвеждане, стига да е зададено свойство "Индексирани" на "Да (Неупълномощено дублиране)".
-
Създайте полета за цялата необходима информация за нови служители. Това включва: 1. Име и фамилия, инициали или имена, ако е необходимо 2. Жилищен и пощенски адрес 3. Жилищен, търговски и мобилен телефон 4. Брой на федералния и държавния данък върху дохода, удържан при източника 5. CPF 6. Шофьорска книжка или друга идентификация 7. Поле за отметка, за да се гарантира, че е проверена квалификацията за „доказателство за заетост“ 8. Текстово поле за записване на проверените документи 9. Дата на започване на работа 10. Дата на прекратяване (да се попълва, когато служителят напусне компанията) 11. Заплата 12. Длъжност и друга информация, желана от работодателя Резюметата могат да бъдат сканирани и прикрепени към регистъра, ако желаете.
-
Задайте типа данни на всяко поле и задайте необходимите свойства, за да форматирате номерата, задайте броя на знаците, позволени в дадено поле, и определете дали данните трябва да бъдат индексирани. Когато създавате база данни, също е разумно да добавите поле за описание, определящо нейната цел, за да стимулирате паметта по-късно, когато базата данни трябва да бъде модифицирана или преработена.
-
Запазете таблицата, като поставите името "Служители" или друго име, което има смисъл.
-
Изберете раздела „Създаване“ и кликнете върху бутона „Форма“ в групата „Формуляри“. Добавете всички или някои полета във формуляра и ги запазете. Форматирайте свойствата на полетата, за да съответстват на свойствата на таблицата. Запазете отново, преди да се върнете в "Режим на формуляр" в бутона "Преглед" в раздела "Начало". Използвайте формуляра, за да добавите данни.
-
Изберете раздела „Създаване“ и кликнете върху бутона „Отчет“ в групата „Отчети“. Добавете всички или някои полета и превключете на „Изглед на оформлението“. Променете дължината на колоните и форматирайте полетата за имена. Променете шрифтовете и цветовете или изберете предварително форматиран дизайн от менюто "Дизайн". Запазете отчета. Шаблонът за отчет ви позволява да отпечатвате отчети за заплатите.
-
Криптирайте базата данни за по-голяма сигурност. Затворете го и отворете отново в изключителен режим, като използвате стрелката на бутона "Отвори" на прозореца "Отвори" и изберете "Open Exclusive". Кликнете върху раздела „Файл“, изберете командата „Информация“, след което кликнете върху „Шифроване с парола“ в панела „Информация“. Когато се появи диалоговият прозорец "Задаване на парола на базата данни", задайте парола и го въведете отново, за да го проверите. Кликнете върху OK. При следващото отваряне на базата данни се изисква паролата. Въведете го в полето Парола, въведете го отново в полето Проверка и след това щракнете върху OK.
съвети
- Силните пароли са с дължина най-малко осем знака и включват цифри, главни и малки букви и специален символ, като "!" или "&". Използвайте свойството "Label", за да дадете имената на полетата на общ език. Преименуването на полето "FirstName" на "First Name" дава по-професионален вид на отчетите. Има онлайн и на дребно програми за заплати, които контролират изчисленията на заплатите и заплатите. Правейки това в Access, изисква изключително сложно програмиране и разбиране извън обхвата на тази статия.
предупредителен
- Има много собствени решения за точен контрол и отстъпка на достъпни цени за счетоводство на малкия бизнес. В повечето случаи те са много по-прости за използване и изискват по-малко време, отколкото да създават своя собствена база данни за заплати.