Съдържание
- отговорности
- Поддръжка на запис
- Застраховане и изграждане на връзки
- Регистрации на активи и попечителство
- Отговорност за свързани сделки
- Технологичен контрол
- Независим критичен преглед
При създаването на счетоводна система компаниите и организациите с нестопанска цел следва да създадат рамка за вътрешен контрол. Този процес помага да се гарантира, че системата работи добре и че всички участващи служители работят както се очаква. Наличието на важна бизнес хартия дава разумна гаранция чрез намаляване на вероятността от грешки и запазване на активите на организацията. Поради тяхната важност компаниите трябва да вземат предвид основните принципи на вътрешния контрол.
отговорности
Фирмите трябва ясно да определят отговорностите. Предоставянето на специфични задължения на индивидите гарантира, че те разбират ролята им за поддържане на вътрешния контрол. Ако дадена отговорност се пренебрегва системно, ефективната система за вътрешен контрол може да идентифицира служителя, който не изпълнява възложената му задача.
Поддръжка на запис
Паметта не е непогрешим инструмент, особено когато става въпрос за големи количества информация или транзакции. Наличието на подходящи процедури за водене на документация ще позволи на компаниите да имат точна история на транзакциите. След като тази информация е налична, компанията може да ги консултира по-късно, ако е необходимо да се реши проблем или да се изяснят всякакви съмнения.
Застраховане и изграждане на връзки
За съжаление, дори най-добрата система за вътрешен контрол не е в състояние да предотврати загубата на актив. Осигурявайки добро и създавайки връзка със служителите си, организацията гарантира, че ще бъде възстановена, ако бъде открадната или по друг начин отклонена.
Регистрации на активи и попечителство
В системата за вътрешен контрол хората, които имат физически достъп до касата и други активи, не са едни и същи хора, които съхраняват свързаните с тях документи. Ако например служителят, отговорен за поддържането на касовите апарати за малки разходи, е същият, който контролира паричните постъпления и тегления, фалшифицирането на документи и отклоняването на средствата ще бъде улеснено. Лицето, което отговаря за поддържането на регистрите на активите, не трябва да има достъп до активите, които контролира.
Отговорност за свързани сделки
Понякога многократни задачи трябва да бъдат изпълнени, преди да приключи една транзакция. В този случай е важно всяка дейност, която съставлява операцията, да се извършва от различни работници. Това гарантира участието на повече от един човек в задачата и увеличава шансовете за откриване на грешки или измамни действия.
Технологичен контрол
Алармите, електронните клавиатури за достъп и други функции за сигурност могат да помогнат за защитата на активите на дадена организация. Технологията често предлага много повече възможности за контрол и може да се използва 24 часа в денонощието, без необходимост от допълнителни разходи за персонал или прекъсвания. Интелигентните компании увеличават системите си за вътрешен контрол, като инвестират в ефективни и евтини технологии.
Независим критичен преглед
Компаниите следва редовно да преразглеждат своите системи за вътрешен контрол. Лицето, отговорно за извършването на тази оценка, не може да извърши нито една от дейностите, които ще бъдат проверени. Независим оценител е идеален за тази функция, защото може обективно да документира извършената работа във вътрешния контрол и няма причина да покрива грешки или да е прекалено оптимистичен по отношение на процедурите.