Съдържание
Писането на ръководство за политика и процедури може да изглежда като трудна задача, която може да е вярна, освен ако не мислите предварително за някои променливи. Създаването на добро планиране ще улесни създаването на ръководство за политики и процедури за доставчици, служители и мениджъри. Последователната система от документи, която също така улеснява изготвянето на договори, които отговарят на определени стандарти, като например ISO9000.
инструкции
-
Определете обхвата на вашия проект, като се консултирате с правилата на други компании. Уверете се, че част от политиките или процедурите вече са документирани на друго място и определете дали процедурата ще бъде специфична за компанията, региона, подразделението, функционалната група или задачата. Това ще ви помогне да дефинирате началните и крайните параметри на обхвата.
-
Решете формата на документите. Консолидирайте ги, като проверите най-важните политически документи. Политиките обикновено са по-широки, а детайлите на задачите на процедурите са по-специфични.
В големите компании е обичайно да има четири или повече нива на документация с глобални процедури, които покриват всичко, като етика, подаръци, информация за собственика, протоколи за електронна поща и процедури за разделяне, които се занимават с екологични, правителствени и служебни разпоредби.
Процедурите, свързани с функционални групи или задачи, могат да бъдат модифицирани според местните операции, но все пак трябва да отговарят на изискванията на най-високите нива на документи. Например, може да имате три различни ремонтни центъра, които работят самостоятелно, но трябва да действате по същия начин, когато издавате поръчки към центъра за дистрибуция. Глобалните политики ще бъдат общи, но специфичните детайли на процесите, свързани с това как всеки център издава искания (кой, кога, какво и защо) може да варира леко. Позициите и отговорностите обикновено са включени в процедурите.
-
Определете и профилирайте всичко, което ще бъде включено в ръководството за политика. Започнете със стъпки, свързани с основни процедури като проектиране на клиента, получаване на поръчки за покупка, производство, проверка, доставка и събиране на продукти.
Политиките са строги протоколи, които информират за очакваните решения и отговорности на служителите в определени ситуации. Те обикновено са свързани със закони и спазване на нормативните изисквания.
Процедурите са стъпки, които подчертават логическа последователност на събитията, включително инструменти, комуникации, поток на процеса и необходимите умения.
Използвайте профила като отправна точка за индекса.
-
Решете къде ще се съхранява информацията и разработения контрол на ревизията. Разработването на процес за контрол на прегледа още от самото начало е важно, така че като започнете да пишете и редактирате, ще можете да проследявате промените.
Процесът на контрол на прегледа трябва също да има ниво на власт и контрол, така че всеки участник в процеса да знае как да прави промени и да ги прилага.
Никога не позволявайте едновременно да редактирате няколко версии на един и същ документ, тъй като това може да причини бъдещи проблеми. Използвайте метода first-in, first-out и ако е необходимо, променете отново, за да следите промените.
-
Създавайте шаблони за процедури, политики и графики, така че тези, които пишат документацията, не трябва да се притесняват за форматите.
Поставете секции в тези шаблони, така че авторите да определят други документи, инструменти и връзки, необходими за организирането на вашите материали. Посочете форматите и се уверете, че определени раздели, като например речник на термините, трябва да бъдат част от основния раздел или документ за справка. Давайки на писателите възможно най-доброто ръководство по отношение на изискванията, ще намали нуждата от нова работа по-късно.
-
Назначаване на редактори и експерти по темата за разработване на съдържанието на всеки раздел. Дайте им пример, за да разгледате в рамките на заявения образец и да подчертаете други правила, като например пълното писане на съкращения, колко общи или подробни трябва да бъдат те при описване на стъпките в процедурите.
Ако се вземат решения в рамките на процедурите, подчертайте допълнителните препоръки и дайте на служителите достатъчно информация с всички възможни начини, за да им помогнете да вземат информирани решения. Точките, които изискват вземане на решения, обикновено са там, където процедурите са неуспешни, затова се опитайте да бъдете възможно най-ясни в тези области. Преди да публикувате, проверете процедурата с някой до вас, за да следвате всяка описана стъпка и се опитайте да идентифицирате възможните проблеми.
-
Възложете екип за преглед, който да ръководи и редактира окончателните публикации, за да запази езика и нивото на детайлност на документацията в различните етапи на процеса.
Решава несъответствията чрез подобряване на методите за обучение и обучение. Задайте разумен цикъл на преразглеждане (например 48 часа), така че всеки да има същите очаквания по отношение на приоритетите.
-
Възложете отговорност за всяка процедура и определете нивата на власт. Процесът трябва да бъде изграден върху периодични прегледи. Когато хората напускат длъжностите си, трябва да бъдат назначени нови ръководители в съответните процедури. За актуализации и ревизии служителите трябва да се консултират с създателя на политиката, за да могат заедно да променят политиките и процедурите, когато ситуацията се подобри или промени.
съвети
- Ако дадена задача или процедура се изпълнява от повече от едно лице или група, първо я стандартизирайте и я документирайте.
- Някои клиенти няма да сключват сделки с фирми или фирми, които нямат ISO стандарти, или подобни правила за документация за процеса, като обслужване на клиенти, договори, финанси, инвентаризация, комуникация, качество и правни документи. ISO предоставя общи и специфични за отрасъла шаблони и обучение за бързо и лесно създаване на политики и процедури и е международно признат стандарт.
- Създайте процеси за образование, обучение и прилагане на ревизирани процедури, когато имате нужда от тях. Промяната на стандарт, който никой не консултира, няма да бъде от полза за служителите.
предупредителен
- Някои администрации предпочитат да предоставят неясна информация за процедурите, позволяващи тълкуване и минимизиране на одитите. Други предпочитат да използват подробна информация, така че служителите да работят по-добре.
- Използвайте детайлите умерено, когато има дискусии или възможността за различни интерпретации на език или съдържание или проблеми с процеса поради неясни указания, прегледайте специалния раздел, за да го изясните.
- Много е обичайно политиките и процедурите да излизат извън контрол, да бъдат дублирани или излишни, или да станат твърде подробни, за да се справят с тях.
- Използвайте индекси и се опитайте да минимизирате дублирането, като присвоите хора на други секции в други области, ако е необходимо.
- Екологичното законодателство е много важно. Създайте процес, който да ръководи новите процедури, които им позволяват да бъдат разработени в предварително състояние, преди да бъдат публикувани. Уверете се, че тренировката ще удари с пускането на новите процедури, в противен случай ще има противоречия и разочарование. Поискайте помощ от експертите; това ще избегне много "сочещи пръсти" в бъдеще.
Какво ви трябва
- Обхват на проекта
- цели
- Шаблони за създаване на документи
- Правила и съвети
- Структурирани процеси