Съдържание
Бележките, които пишете като счетоводител, ви разказват много за вашия професионален опит и доверието ви. Счетоводителите отговарят за писането на всякакви бележки, включително неформални за колеги и надзорници, официални за ведомствените звена и фактури за клиентите. Лошо написана бележка на счетоводството може да обърка получателите и да увреди престижа на вашата компания. Да се научим да пишем счетоводни бележки с яснота и точност е ключът към ефективна бизнес комуникация и създаване на благоприятна репутация в организацията ви.
инструкции
-
Определете аудиторията и целта на вашата бележка. Повечето от тях се използват, за да привлекат вниманието към проблемите, да предложат решения, да съобщят официалните цели на компанията или да предадат нова информация. Не изпращайте бележка на цял офис, ако включва само един отдел. Също така вземете под внимание чувствителността на материала и дали информацията ще бъде по-добре предадена чрез официален меморандум или ще бъде съобщена лично.
-
Форматирайте заглавката на бележката, като използвате следните раздели: TO: (име на получателя и заглавие), DE: (вашето име и заглавие), DATE: (пълна и текуща дата) и SUBJECT: (за какво се отнася бележката).
Уверете се, че получателите са третирани с правилното име и официални длъжности. Бъдете конкретни и кратки във вашата тема. Например, "Краят на семестъра" като предмет може да означава нещо за получателя. Вместо това използвайте нещо като "Нови процеси на архивиране до края на семестъра".
-
Дайте кратко резюме за това, за какво се отнася бележката в началния сегмент. Целта на отварящата нишка е да обясни на получателя защо те получават бележката и защо трябва да прочетат документа. Запазете отварящия сегмент в кратък параграф.
-
Добавете контекст, описващ проблема, събитие, обстоятелство или контекст на бележката. Контекстът може да бъде началното изречение на следващия ви параграф ("Поради объркването, свързано с процедурите за подаване на заявления от последния семестър ..."), или пълен отделен параграф в зависимост от количеството информация, необходима за получаване на всички приемници, за да бъдат в течение.
Следвайте контекста с сегмента на задачата, който е частта от бележката, която описва какво се прави за разрешаването на проблема или проблема ("Ние прилагаме нови процедури за подаване за следващия семестър ..."). Поддържайте сегмента на задачата до изречение или кратък параграф, в зависимост от сложността на въпроса.
-
Проследете нишката на задачата с пълна дискусия, която предоставя допълнителна информация и поддръжка. Темата за обсъждане трябва да бъде най-дългата част от бележката и включва всички факти и изследвания, които подкрепят установената (ите) препоръка (и). Продължете с най-важните подробности и силни доказателства.
-
Завършете бележката с кратък затварящ сегмент, не повече от абзац, който описва по учтив начин действията, които искате получателят на бележката да поеме ("Започнете следващия месец, следвайте новите процедури за съхранение. .. "). Подчертайте как получателят ще има полза, като следвате описаните в бележката действия ("Надяваме се, че тези нови процедури за съхранение ще спестят времето ви и ще намалят натоварването ви ...")
съвети
- Прикачете списъци, графики, статии или друг подходящ източник към бележката си. Добавете бележка към края на бележката, ако включите прикачени файлове, като например „Приложено: Нова процедура за съхранение“.
- Ако това е първата ви бележка, трябва да я прегледате за точност и да се уверите, че не оставяте нищо.
предупредителен
- Изпращането на бележка с неправилно писане на името, заглавието или адреса на електронната поща може да накара колегите да не приемат сериозно бележката и дори да навредят на репутацията си, ако има повторно нарушение. Винаги проверявайте два пъти, за да получите пълна точност, преди да изпратите бележката.