Съдържание
Имейлът все още се разглежда като форма на неформална комуникация. Дори на работното място хората често пропускат поздрави, затваряния и правопис. Въпреки това, тъй като електронната поща най-вече е заменила бележките и стана основна форма на бизнес комуникация, следвайки подходящия етикет и формат е важно както за яснота, така и за уважение към другите служители.
Поздрави и затваряния
Поздравите и затварянията зависят от вида на връзката, която имате с получателя на имейла.
В първия си имейл с един човек започнете с "Уважаеми", последвано от неговото име. Обикновено е естествено да използвате първото име, освен ако вашият бизнес не е много формален. След като връзката вече е установена, можете просто да използвате името на лицето или повече неформални поздрави като „Здравей“ или „Здравей“, последвано от името на получателя.
Когато изпращате съобщения до група, винаги използвайте "Уважаеми", тъй като имейлите, изпратени до много получатели, са по-официални. Не използвайте комплименти като "Добро утро" или "Добър ден". Когато получателят прочете имейла, може да е друго време на деня.
Затварянето следва същите правила като поздравите. В първия имейл, използвайте по-официално затваряне като "Най-добри пожелания" или "Най-добри пожелания". След като вече сте обменяли имейли, затварянето не е необходимо, но винаги включвайте името си като свой подпис.
Други колекции
Преди съответствието, субектът е първата информация, която получателят ще прочете. Уверете се, че сте я направили смислено, ясно и кратко, така че човек да разбира съдържанието на съобщението и да дава правилния приоритет.
С появата на преносими електронни устройства много служители попаднаха в навика да поставят съдържанието на електронната поща в темата, мислейки, че това ще бъде по-удобно за получателя. Този вид форматиране обаче изглежда рязко и грубо.
форматиране
Използвайте правилен правопис, пунктуация и главни букви. Грижа за преминаването на проверката на правописа и коригирането на грешки показва уважение към колегите. Нарушената запетая може да промени значението на изречението. Имайте предвид, че вашите колеги не могат да четат ума ви, затова направете справки ясни ("Работете с него по този проект" - кой е "той" и "какъв проект"?).
Никога не пишете с главни букви. ПИСАНЕТО В КАПИТАЛ ДА СЕ ИЗВЪРШВА, КОЕТО ИЗКЛЮЧИТЕ С КОЛЕГА.
Напишете кратки и обективни параграфи. Бъдете приятелски настроени, но ако не сте в близка връзка, избягвайте шеги и сарказъм, които често са неправилно разбрани по имейл. На последно място, се отървете от емотиконите.
образование
Неотдавнашно проучване в "Journal of Computer-Mediated Communication" показа, че тези, които изпращат образовани имейли, се възприемат като по-лесни за ползване и лесно преминаващи от изпращача на груби имейли. Освен това получателите на образователни имейли са по-склонни да работят със своите податели.
Можете да покажете добро образование по електронната поща по същия начин, както в реалния живот. Използвайте „моля“ и „благодаря“, когато правите поръчка.
Отново, използвайки времето си, за да се уверите, че електронната поща е правилно, показва уважение към вашите колеги. Пренебрегването на тази част предполага, че вашето собствено време е по-важно от тяхното.