Съдържание
Когато пишете имейл професионално, можете да прекарате по-голямата част от времето, като се уверите, че всяка част от информацията е включена, че е форматирана правилно и че проверката на правописа е изпълнена. Не забравяйте обаче да затворите имейла. Създаването на професионален завършек на електронната поща може да направи огромна разлика в начина, по който човек го получава. Оставете получателя с добро впечатление за вас.
Информация за връзка
Ако изпращате професионален имейл за първи път, добре е да го завършите с вашата информация за контакт, а не само с вашето име. Въпреки че получателят автоматично ще получи вашия адрес след получаване на имейла, не забравяйте да предложите други форми за контакт. Ако работите за конкретна компания, включете тази информация за контакт, включително адрес. Посочете вашия директен телефонен номер и посочете дали е мобилен телефон или стационарен телефон. Ако вашата компания има централен офис, не забравяйте да включите разширението. Колкото повече контакти оставяте, толкова по-големи са шансовете на човека да се свърже с вас.
Предвиждане на затваряне
Leslie O’Flahavan от писането на въпроси обича да завършва професионален имейл с фразата „Очаквам с нетърпение ...“. Тя казва, че това ще повтори целта на имейла. Освен това поставя и човека, който ви е изпратил имейла, в позиция за отговор. Например, ако сте изпратили имейл относно свободна позиция, тя трябва да завърши с „Очаквам с нетърпение да чуя вашето решение по молбата ми“. Получателят вече знае със сигурност каква е целта на вашия имейл.
Проблеми и опасения
Когато затваряте професионален имейл, не забравяйте да предложите покана за отговор, като например „Уведомете ме, ако имате някакви въпроси или притеснения относно ...“, тъй като това ще даде на получателя зелена светлина да отговори, без да се чувства сякаш това ви притеснява или че вашият имейл е предназначен да бъде последната дума. Това също поддържа разговора да тече. Когато изпращате имейл, уверете се, че всички участващи са на една и съща страница и че всички въпроси и притеснения са адресирани.
Съображения
Краят на професионален имейл може да има личен щрих, в зависимост от връзката ви с получателя. С течение на времето професионален контакт може да стане приятел, което ви позволява да завършите имейл с вътрешна шега или дори независима история. Не правете това обаче, докато не се създаде приятелска връзка. Изпращането на имейл с „Искрено“ е добър компромис. Това показва, че вие не сте просто делови отношения, а грижовен човек. Не се страхувайте да проявите малко учтивост в края на имейл, особено ако е професионален.