Съдържание
- Подчертайте ключовите проблеми
- Дайте конкретни примери
- Избягвайте емоционални фрази
- Предложете подобрения
Няма значение, ако работите в корпоративна или търговска среда, ако имате притеснения относно работата си, трябва да ги получите на знанието на шефа ви. Показването на вашите опасения чрез писмо позволява на шефа ви да разбере точно какво се случва, без да оставя място за погрешни тълкувания, тъй като всички ваши мисли и идеи ще бъдат ясно изразени. За да направите това, следвайте някои указания, за да сте сигурни, че вашите притеснения са професионално подредени.
Подчертайте ключовите проблеми
В първия параграф на писмото обяснете точно защо се свързвате с шефа си. Използвайте първите две изречения, за да ви разкажа за вашите трудности и да проследите ясното обяснение на това, което ви притеснява. В самото начало е важно да се подчертаят основните причини за безпокойство. Например:
- Здравейте, господин Смит, пиша, защото имам известни притеснения относно работата по озеленяването, възложена на моя отдел. През цялото ми наблюдение забелязах, че много уморен персонал пристига след часове и работи непрофесионално.
Дайте конкретни примери
След като целта на писмото е обяснена, задълбочете ситуацията, като предоставите конкретни примери. Това ще ви даде ясна представа за ситуацията и ще намали вероятността писмото ви да остане незабелязано. Например:
"На 1 март 2011 г. Джейсън С. Мастърс пристигна на работното си място в 22:45 часа, час и половина след влизането си. При пристигането си той изглеждаше прекалено уморен и започна да експлоатира машините, без да извършва проверка на През следобеда забелязах няколко служители, работещи с тежка техника, без да носят каските си или да използват предпазни мерки.
Избягвайте емоционални фрази
По време на производството на писмото, не ставайте прекалено емоционални, тъй като това води до намаляване на професионализма и легитимността на писмото. Уверете се, че всички твърдения са базирани на факти и са свободни от емоционални конотации. Целта на писмото е да предостави на началника си информацията, необходима за очертаване на точните причини за загрижеността, така че той да може да предприеме действия, ако смята за необходимо.
Предложете подобрения
В края на писмото направете предложения за притесненията си. Уверете се, че те наистина са предложения, а не изисквания. Преди предложението използвайте фрази като "Мислите ли, че ще е по-добре ..." или "Може да е полезно ...". Използвайте тази част от писмото, за да представите идеите си и да я прекратите с искане за среща, за да могат да бъдат обсъдени вашите опасения и да бъдат обменени идеи за коригиране на други проблеми.