Как да запазите форматирането на текст, когато го копирате от Word в имейл

Съдържание

• инструкции

Понякога, когато копирате данни от Word в електронна поща, съобщението изглежда добро в края, но получателят ще вижда странни символи или обикновен текст. Някои програми за електронна поща не могат да преведат някои формати на Word. Има няколко трика, които можете да използвате, за да гарантирате, че имейл съобщенията запазват желания формат в края на приемането.

инструкции

Научете как да запазите форматирането на текст, копиран от Word в имейл (изображение на бутона за имейл от Ричард Кейн от Fotolia.com)

1. Стартирайте програмата за електронна поща. Изберете „Инструменти“ и „Опции“. Задайте формата за изпращане на имейл на „HTML“, а не „обикновен текст“.

2. Отворете документа на Word, който искате да копирате. Кликнете върху „Форматиране“. Изберете "Автоматично форматиране" и "Опции". Кликнете върху раздела „Форматиране“. Под „Замяна“ махнете отметката от „Срички с тире“ и „Директни кавички с интелигентни кавички“. Кликнете върху „OK“. Това трябва да изтрие някои от символите, които не са копирани правилно в четец за електронна поща.

3. Създайте таблица в Word, ако искате да организирате данните в колони и редове. Изберете "Таблица" и "Вмъкване на таблица". Добавете колони и редове. Изберете "Скриване на решетките", за да премахнете редовете от таблицата. Когато поставите таблицата в имейла, форматирането трябва да остане същото.

   
   

4. Изберете "Редактиране" и "Избери всички" в Word. Натиснете клавишите "Ctrl" и "C" за копиране. Създайте ново имейл съобщение. Щракнете с десния бутон върху тялото на съобщението и изберете "Постави."

5. Изпратете съобщението като тест на различни доставчици на електронна поща. Например, ако имате AOL акаунт, безплатен акаунт като Yahoo или Gmail и акаунт, който отваряте в Outlook или Outlook Express, изпратете съобщението до всеки от тях. Отворете имейла във всяка различна програма. Някои доставчици на електронна поща няма да запазят формата, използван в Word.

6. Запазете вашия документ Word като файл с формат "Rich Text Format", ако установите, че получателите често виждат грешки във форматирането на Word. Отворете документа и кликнете върху „Запазване като“. В полето „Запазване като тип“ изберете „Rich Text Format“. Нов файл ще бъде създаден с разширение "rtf" вместо "doc". Изрежете и поставете текста на RTF документа в имейла си.