Съдържание
Рецепцията често е вратата на фирмата и със сигурност този отдел на офиса отразява организационната култура на компанията и следователно лицето, което заема позицията на рецепциониста. Първите впечатления са от изключителна важност в корпоративния свят, но в тази позиция има повече неща, отколкото да правите добро впечатление на посетителите. Позицията на рецепционистката е многостранна позиция, която, ако се раздели на работни задачи, може лесно да изисква няколко служители.
ползи
Рецепционистът е първият човек, който поздравява клиентите и потребителите и ги обявява за помощен персонал или изпълнителен секретар, използвайки електронна поща или домофонна система. Често тя може да се намеси, когато изпълнителната власт не иска да бъде притеснявана. Рецепцията може да се справи с административната услуга, така че не е необходимо да наемате временни работници.
характер
Позицията на рецепционистката попада в административната категория и повечето от докладите са директно на HR, административен координатор или офис мениджър. Многозадачността е нещо повече от проста дума по отношение на рецепциониста. В по-тихи времена, тя може да премине към архивист или друг административен работник по интегриран начин, което елиминира необходимостта от допълнителен административен персонал в офиса, където могат да се намират файловете.
съображения
Приемането е индустрията, която изисква поверителност, и тази позиция изисква обучение, за да я овладее. Избраното за тази длъжност лице е отговорно да спазва всички нормативни правила и стандарти за безопасност. Когато наемате, мениджърите трябва да вземат под внимание предишното изискване.
пасив
Тъй като рецепционистката рядко има директни доклади, позицията изисква способността да се превъзхожда в управлението на времето, както и високите постижения по отношение на клиента. Някои ключови функции на рецепционистите са: отговаряне на телефони, приемане и поздрав на клиенти, архивиране на документи и подкрепа на други отдели (например счетоводство), осигуряване, маркиране и демаркиране на срещи, извършване на посещения, сортиране и разпространение на поща.
очаквания
От рецепциониста се очаква да има същите умения като административен асистент, тъй като задълженията са само малко по-различни. Нивата на компетентност в Microsoft Office или друга автоматизация на офиси трябва да са над основните. Когато административен асистент обикновено изпълнява административни функции в офис, рецепционистът е пред всички посетители по всяко време. Имайки това предвид, вашето поведение винаги ще бъде професионално. Очаква се тя също така да знае ежедневните си приоритети, тъй като по всяко време се появяват разсейване и по-малко важни задачи.