Съдържание
Отделянето на време за написване на наръчник за обучение на служители може да изглежда като скучна работа. Използването на инструменти на Microsoft Word 2007 улеснява този процес. Преди да започнете да пишете, направете малко планиране. Решете кои задачи трябва да изпълняват вашите служители и кои могат да бъдат описани, за да им помогнете. Планирайте в коя ситуация ще използвате ръководството, независимо дали в клас в лице или в обиколка със самоуправление. След като имате представа от какъв вид наръчник имате нужда, ето няколко инструмента, с които можете да реализирате идеята си.
Подготовка
Етап 1
Използвайте граничния инструмент в Word, за да създадете списък със задачи на много нива, които служителят трябва да научи. Този процес ще ви помогне да решите колко дълго ще бъде вашето ръководство и ще ви помогне да разделите работата на по-малки части, по-лесни за обяснение на служителите. За да използвате граничния инструмент в Word, трябва да започнете с празен документ и да изберете „Начало“. В групата "Абзац" има 3 бутона: точки, числа и списък на много нива. Изберете "списък на няколко нива" или можете да щракнете върху стрелката надолу, за да изберете списък с опции за граници. Можете също така да създадете свой собствен. Напишете вашите параметри. Отидете на следващото ниво в списъка си с няколко нива, като натиснете "Tab". за да се върнете назад, натиснете "Shift + Tab". Напишете стъпки за обучение и друга информация, за да обясните на служителите си как да изпълняват задачите, необходими за работата.
Стъпка 2
Използвайте функциите за горен и долен колонтитул в Word, за да добавите номера на страници, съдържание на раздела и заглавие за всяка страница в документа. Горните и долните колонтитули са важни визуални справки, за да може служителят да знае къде се намира в ръководството за обучение. Когато правите обучението, добавянето на числа към страниците помага да се свържат определени страници с някои предмети. Кликнете върху „Вмъкване на раздел“, след което в секцията за горни и долни колонтитули изберете „Header“. Ще имате опции за стилове на заглавки или можете да създадете свой собствен. Заглавката се появява на всяка страница от вашето ръководство или можете да го промените така, че да се показва само на противоположни страници, така че вашето ръководство да следва ред на книга. Долните колонтитули се появяват в долната част на страницата и обикновено се използват за показване на номера на страницата, датите и потребителската информация. Щракнете върху „Долен колонтитул“ в секцията за горни и долни колонтитули и както направихте по-рано, ще имате няколко вида за избор.
Стъпка 3
Добавете корица, за да разграничите учебния материал от другите предмети, които раздавате на служителите си, като напътствие за служители. Създайте своя собствена корица, като кликнете върху "Вмъкване на раздел" и след това върху "Корица" в раздела на страницата. Ще видите разнообразие от стилове на корици, които можете да избирате или да създавате свои собствени. Дайте на наръчника си описателно заглавие; включват датата на създаване и авторите, тъй като тези ръководства често се изготвят в групи.
Стъпка 4
Добавете заглавия, за да ви помогне да създадете съдържание за вашия документ за обучение. Това също помага да се организирате визуално, за да улесните използването на вашия служител. Създайте различни стилове на заглавия за всяка тема, използвайки предварително създадената граница (тази заглавка не е същата като тази в горната част на страницата). Стиловете на заглавията са стилове на шрифтове, които използвате, за да посочите различни секции за обучение, както и различни подраздели.
Ако пишете ръководство за това как да пишете корпоративна кореспонденция, заглавието ви 1 трябва да бъде „Как да напишете корпоративно писмо“ и тогава подзаглавието може да бъде „Какво да включите“. За да маркирате заглавия 1 и 2, изберете „Начало“ и в раздела за стилове ще видите множество различни стилове, от които можете да избирате, включително заглавие 1, заглавие 2, надпис и т.н. Изберете текста, който искате като първо заглавие 1, и кликнете върху раздела „Заглавие 1“, за да посочите неговата важност. Кликнете върху следващия раздел, за да създадете своя заглавие 2. Следвайте цялата граница, като изберете заглавия 1 и 2. Те ще бъдат включени в съдържанието ви, когато сте готови.
Стъпка 5
Добавете таблица и съдържание (TDC), за да помогнете на служителите си да намерят информация, която може да им е необходима, когато е подходящо. Ако вече сте добавили първичните и вторичните заглавия към вашия документ, оставете Word да свърши работата и да създаде TDC за вас. Щракнете в началото на документа, където искате да се появи TDC (обикновено след корицата) и щракнете върху „Референции“ и след това „Съдържание“ в омонимния раздел. Ще видите списък с автоматични таблици, които можете да използвате. Щракнете върху един от автоматичните селекции и вашият TDC трябва да се появи с помощта на предварително избраните заглавки.
Стъпка 6
Подредете заглавията и разделите на вашето ръководство за обучение в последователен ред. Последният и най-съществен раздел на ръководството трябва да бъде индексът. Колкото по-пълен е вашият индекс, толкова по-лесно студентът може да намери отговори по номера на страницата по-късно. За да създадете индекс, изберете дума, която искате да вмъкнете. Кликнете върху „Референции“ и след това върху „Проверка“, за да продължите да правите това за всеки елемент, който искате да добавите към индекса. Когато приключите, превъртете надолу до края на вашето ръководство за обучение и добавете индекса, като щракнете върху "Референции" и след това "Вмъкване на индекс".
Стъпка 7
Проверете правописа и запазете файла си. След като създадете първото ръководство за обучение, можете да го направите шаблон за други ръководства, като щракнете върху „Отваряне“, след това „Запазване като“, когато се появи диалоговият прозорец, в секцията „Запазване като тип“ щракнете върху стрелката, за да надолу и изберете „Шаблон на Word (.dotx)“ и след това можете да използвате повторно работата си в други ръководства за обучение.