Съдържание
- Хедър и затваряне
- Стил на основния текст
- Технически разлики във формата
- Важни въпроси относно послеслова
Разликите между служебните писма и по-малко официалните или личните писма могат да бъдат намерени и в двете структури на всяко от тях. Неформалните лични писма позволяват преценката на подателя по отношение на разположението на елементите и другите елементи на писмото. От друга страна, бизнес писмата трябва да следват строги стандарти за стил и форма. Ключовите елементи, като оформление, структура на абзаца и техническо форматиране, разграничават подходящо бизнес писмо от неформално писмо.
Хедър и затваряне
Заглавката на служебно писмо трябва да включва името, адреса и датата на подателя. Обосновете заглавката в лявото поле и изберете единично пространство за информацията. Информацията за контакт на получателя трябва да бъде отделена от заглавката с едно пространство и да включва пълното име и адрес на получателя, включително пощенски код. Човек, който пише неофициално писмо, може да избере да използва само един поздрав в заглавката на писмото. Затварянето на служебно писмо изисква прощален поздрав и подпис. Често бизнес писмото включва подпис, както и името на подателя, въведено под него, и всички идентификационни данни или заглавия, притежавани от автора. Използвайте четири интервала между прощалния поздрав и името, въведено за ръкописния подпис. Името на подателя и по-малко официален поздрав са достатъчни, когато едно лично писмо приключи.
Стил на основния текст
Лични писма от неформален характер могат да се обработват без стилистичните ограничения на бизнес писмото. Подателят може да избере стил или тон, който да съответства на нормалните характеристики на взаимодействие с получателя. В бизнес писмо стилът трябва да съответства на намерението на писмото. Бизнес писмата, предназначени да запознаят получателя с подателя или бизнес услугите, трябва да започват с въведение. След това подателят трябва да използва текстовия баланс, за да информира получателя за намерението или искането за действие. Например, писмо за продажба трябва да представи продавача и продукта, да насочи как продуктът ще служи на получателя и в крайна сметка да призове читателя към действие - за закупуване на продукта или услугата.
Технически разлики във формата
Стандартните технически стандарти за бизнес писма включват полета от 2 см отстрани с пространство от 2,5 см в горната и долната част на страницата. Датите на бизнес писма трябва да бъдат изписани, а не съкратени и да включват месеца, деня и годината. Изпращачите трябва да използват подходящи заглавия в делови писма, но да избягват съкращения. Пълното име на получателя трябва да се появи в поздрава с двоеточие в служебно писмо. Личното писмо може да включва име или заглавие и фамилия, последвано от запетая. Трябва да има интервал между заглавието, информацията за връзка с писателя и приветствието. Между приветствието и всеки от параграфите в тялото на писмото също е интервал. Използвайте 12-точкови шрифтове със засечки, като Times New Roman, в бизнес писмо и с интервал между текста. Служебните писма винаги трябва да се пишат, но ако ги направите на ръка, това добавя личен щрих.
Важни въпроси относно послеслова
След закриването бизнес писмата трябва да съдържат подходящи публикации, като например издаването на копия. "Cc:" означава, че писмото е било препратено и на други хора. Послесловът е и подходящото място за отбелязване на материали, включени в бизнес писмо. Придружаващият документ трябва да бъде посочен като елементи, включени след заключителния подпис, с номера и естеството на модела на кутиите в бизнес писмо.