Как да резервирате бизнес среща по имейл

Съдържание

• Бъдете директни
• Изберете правилния обект
• Проверете правописа си
• Бъдете учтив
• Обсъдете подробности за срещата

Електронната поща се превърна в предпочитано средство за комуникация в света на бизнеса. Той е бърз, надежден и служи като писмена документация за извършените транзакции. Въпреки това, входящите кутии понякога са наводнени със спам, така че е важно да изпратите имейла си от толкова много други, особено ако се опитвате да настроите среща с някого за първи път.

Срещите могат да бъдат маркирани по имейл (приятно да ви срещна изображение от Джейк Хелбах от Fotolia.com)

Бъдете директни

Бъдете възможно най-преки по време на написването на имейла и, ако е възможно, го изпратете директно на лицето, с което искате да се срещнете, а не във входящата поща, споделена от отдела. Ако това е неизбежно, поставете в полето "тема" на имейла, на който е насочен. В тялото на имейла отидете направо на въпроса; обяснете причината за срещата и попитайте за възможността лицето да се срещне с вас. Ако карате някой друг на срещата, моля да ги уведомите в имейла. Обяснете какво се случва с срещата. Например, кажете, че искате да кажете целите за продажби или които ще заместят Жоао да Силва в счетоводството.

Изберете правилния обект

Полето "предмет" на имейла е първото нещо, което човек ще прочете и обикновено определя какво имейл ще бъде отворен или не. Затова е важно това поле да не е твърде дълго. Проблемите с имейл трябва да бъдат кратки и ясни - винаги можете да обсъдите повече подробности в следващите имейли, ако срещата бъде потвърдена.

Проверете правописа си

Никога не е твърде много за укрепване на този съвет: Нищо не е по-лошо за първо впечатление от имейли с чести правописни грешки, граматика и пунктуация. Тези грешки правят електронната ви поща изглежда като някакъв вид спам и увеличават шансовете да бъдат изпратени в контейнера. По-внимателната проверка преди електронната поща може да предотврати много главоболия. Идеалното е да помолите някой друг да го прочете и да провери този тип грешка, ако получателят е много важен клиент.

Бъдете учтив

Искането за среща с някого е всичко за първите впечатления. Ако за първи път контактувате с човека, използвайте най-образованите езикови форми, които можете. Запазете фамилията и винаги използвайте заглавия като г-н или мис. При първи имейл никога не използвайте "Здравейте" като поздрав; това те кара да изглеждаш непрофесионално. В края на писмото винаги поставяйте "Thank you", "Regards" или "Greetings". Учтивостите са винаги подходящи за кореспонденция чрез електронна поща.

Обсъдете подробности за срещата

Чрез електронна поща задайте датата и часа на срещата, като че ли правите това с писмо. Посочете ясно кога ще бъдете близо до получателя; например, кажете кои дати ще бъдете в града на получателя. Бъдете наясно какво искате да обсъдите. Например, казвайки, че искате да говорим за "продажби на косачки през втората четвърт на годината" дава на получателя по-добра представа за това какво ще се обсъжда, отколкото просто "Продажби".