Съдържание
Повечето компании, независимо дали са малки или големи, имат рецепция или рецепция. Стандартните оперативни процедури на служител, който се занимава с обслужване на клиенти, се състои от задължения и отговорности, които подобряват ефективността на компанията като цяло. Тези служители трябва напълно да разберат всички аспекти на тяхната роля, за да изпълнят своята роля по най-добрия възможен начин.
Служи като портал
Най-важната роля на приемащия служител е "портал" или вратар. Вие сте първият човек, когото клиентите виждат при пристигането си, и обикновено това е първият човек, с когото говорят, когато се обаждат в офиса. Трябва да бъдете приятелски настроени и любезни към клиентите, но също така да поддържате тяхната власт. Вашето отношение ще се отрази положително или отрицателно върху бизнеса като цяло и винаги трябва да имате предвид това. Ваша е отговорността да гарантирате, че висшестоящите ще получат само хората, които имат време да получат и с кого искат да говорят. Винаги се отнасяйте с лицето директно и подходящо; може да се наложи да кажете на някого, че той трябва да остави съобщение, или че трябва да седи и да чака.
Рутинни задачи
В повечето офиси рецепционистът трябва да се занимава с ежедневни дейности като администриране на електронна поща, слушане на гласова поща, подготовка на кеш мешове, поливане на растения и презареждане на маси. Поддържането на списък с всички задачи на деня може да ви помогне да не забравите нещо. Също така е полезно да се поддържа адресна книга с важни и често използвани номера, тъй като често е отговорността на повикването да се обадите на поддръжката, ИТ и други хора през деня, когато възникнат проблеми.
Организиране на дневния ред на ангажиментите
И накрая, освен ако тази работа не е била възложена на друг служител, като помощник на шефа, приемането е мястото, където се поддържа дневният ред. Винаги бъдете наясно с предстоящите дейности и отменените срещи. Не забравяйте да отбележите имената и номерата на хората, които желаят да се запишат в пълни дни, в случай на отмяна. Понякога може да е необходимо да се направят временни назначения, в който случай просто да се постави пост в графика. Не забравяйте винаги да използвате моливи, тъй като това улеснява изтриването и прикриването в случай на промени във времето.
