Съдържание
- Получаване на повикване
- Определете нуждите на повикващия
- Прехвърляне на обаждане до съответното лице в офиса
- Край на разговора
Първоначалната комуникация между потенциален клиент и адвокатска кантора обикновено се извършва по телефона и с рецепционист. Ето защо е важно фирмата-рецепционист да е професионална и учтив по всяко време. Поддържането на професионализъм понякога може да бъде предизвикателство, особено за рецепционистите, които посещават голям брой обаждания дневно, но има някои принципи, които винаги трябва да спазвате, когато отговаряте на обаждания в адвокатска кантора.
Получаване на повикване
Отговорете на всяко обаждане, като кажете името на адвокатската кантора, името си и след това идентифицирайте кой се обажда и попитайте: "Как мога да ви помогна?" Например: "Добро утро, това е кантората на X и Y, говори Джейн, с кого говоря?" След като сте идентифицирали повикващия по име, попитайте: "Как мога да ви помогна днес, г-жо Z," не забравяйте да насочите клиента по име за останалата част от разговора. Анотациите по време на всяко повикване могат да бъдат полезни, особено по отношение на имената. Поддържайте позитивен тон по време на разговора, бъдете търпеливи и никога не губете настроението си. Избягвайте използването на жаргон, жаргон или не-думи като "aham" и "hum".
Определете нуждите на повикващия
Много е важно да се вслушате внимателно в нуждите на потенциалните клиенти, за да посрещнете вашите нужди и да предоставите исканата информация по ясен и сбит начин. При всяко обаждане има някой, който търси информация или конкретен човек.
Прехвърляне на обаждане до съответното лице в офиса
Ако трябва да прехвърлите обаждането на адвокат, помолете клиента да изчака превода по линията. След това се свържете с адвоката и обявете обаждането от името на клиента и целта на обаждането, така че направете превода, ако адвокатът е на разположение. Не оставяйте клиента да чака на линията повече от 45 секунди. След този период, попитайте дали клиентът предпочита да продължи да чака, ако той би желал, когато адвокатът върне разговора или ако предпочита да се обади по-късно.
Край на разговора
Преди да изключите телефона, попитайте дали можете да помогнете с нещо друго и да благодарите на клиента, че се е обадил на адвокатската кантора. Рядко за рецепционистката е да убеди потенциалния клиент да наеме услугата, но много често клиентът се губи от лоша, груба или непрофесионална услуга.