Съдържание
Мемоарите са една от най-споменатите черти на ежедневния офис живот, те сякаш поникват от почти навсякъде и могат да покрият почти безкраен набор от теми. Издаването на бележки обаче е за редица основни цели и обикновено има ясно определени цели, които обикновено се занимават с разрешаване на ситуации и предоставяне на допълнителна информация по въпрос, който не изисква среща по него.
проблеми
Проблемите могат бързо да бъдат идентифицирани и обсъдени в контекста на меморандума, което позволява на служителите незабавно да осъзнаят потенциалните трудности и новите предизвикателства, които се приближават. Тези проблеми могат да се различават, тъй като някои могат да обсъждат тенденции, които ще се развиват в дългосрочен план (например намаляване на ефективността на даден отдел), или могат да бъдат по-малко формални и по-непосредствени (като информиране на служителите за лошо време). преди да се завърнат вкъщи в края на деня). Характерна черта на тези бележки за проблемите е, че те могат да поискат обратна връзка, за да разгледат възможните решения и бъдещи стратегии.
решения
Базираните на решения бележки могат да осигурят подбор на информация, примерите включват бързи корекции на технически проблеми, обявяване на нова стратегия за решаване на съществуващ проблем или предоставяне на актуална информация за входните кодове и механизмите за сигурност. Меморандумите за решения са също възможност да се обърне внимание на служителите, които са демонстрирали своята полезност или креативност, за да посрещнат специфични предизвикателства, като комуникират с другите за своите успехи (например: „Бихме искали да благодарим на Матю Бейкър за неговата координационна работа за подобряване на нашата основна мрежа. компютри, позволявайки на системата да функционира значително по-бързо от миналия месец.)).
обратна връзка
Обратните бележки са в разнообразни форми, въпреки че те могат да се различават между бележки, изпратени до различни служители, и бележки, изпратени до един човек. Когато меморандумите за обратна връзка се изпращат до голяма група, те могат да актуализират служителите си по въпроси, повдигнати по-рано в срещите, като придават смисъл на контекста и хронологията на предишни дискусии (пример за това е меморандум, благодарен на служителите за участие в кръводаряване или работа в екип). Въпреки това, когато се изпраща обратна връзка до един служител, тя обикновено е много специфична и е свързана с качеството на извършената работа от страна на служителя и кои области трябва да бъдат насочени за бъдещи подобрения.
Коментари по ситуации
От време на време може да е уместно мениджърите да изпращат бележки относно текущи събития или да правят официални коментари за определени ситуации, например: „Бихме искали да благодарим горещо на пожарната за помощта им по време на неотдавнашния пожар на нашия склад ". Този вид меморандум може да включва и инструкции за служителите да не коментират публично определени вътрешни въпроси: например, бихме искали всички служители да се въздържат от публични спекулации относно нашето потенциално сливане с друго дружество, което би могло да подкопае споразуменията. в ход. "