Съдържание
Писмата на клиентите обикновено следват специфични формати и изглеждат добре планирани и професионални. Те имат елементи, които са универсални, като поздрави и затваряния. Тези, които говорят за процедури за фактуриране, съдържат информация за политиките за плащане на компанията и описват как клиентите трябва да плащат сметките си. Промените в тези политики трябва да се съобщават с писмо, изпратено по пощата до клиента, като писмено се информират за настъпилите промени.
Отваряне
Отварянето на писмото съдържа датата, на която е написано, информацията за контакт на получателя и поздрав. Разделът на писмото с поздрав „Уважаеми клиенти“ ще бъде изписан в двойно поле под информацията за контакт на клиента. Поздравът се обръща правилно към клиента със заглавия като г-н или г-жа и фамилното име.
Цел на писмото
Параграфът за предназначение информира вашия клиент, че пишете, за да го уведомите, че ще настъпят промени в системата за таксуване. Този параграф трябва също да включва гаранции, че това писмо не е събирателна сметка.
Ефекти върху потребителя
Параграфът за ефектите е подробен и изброява начините, по които промените, които вашата компания прилага, ще повлияят на клиента. Тези ефекти могат да включват нов адрес за фактуриране, на който да се изпращат плащанията, или нови дати за фактуриране. Тези промени трябва да бъдат написани положително и в полза на клиента. Всяка промяна трябва да се опише като полза за клиента, както и за вашата компания.
Закриване
Заключителният раздел трябва да включва заключителното изявление към клиента, като „Благодаря ви за покровителството“, „Искрено“ или просто „Благодаря“. Той ще включва вашето въведено име, вашия подпис и информация за контакт. Трябва да бъде включен и имейл адрес, за да могат клиентите да се свържат с вас, ако имат някакви въпроси.