Съдържание
В зает офис с множество конферентни зали, може да е трудно да се следи кои конферентни зали са в употреба и по кое време. Календарът в Microsoft Outlook може да се използва за планиране на срещи, срещи и събития и може да се използва за събития в офиса, като например планиране на конферентни зали. Можете да настроите календар, за да планирате всички конферентни зали, така че персоналът да може лесно да види наличността на конферентната зала за всяка дата и час.
инструкции
-
Отворете Microsoft Outlook. Кликнете върху „Календар“ в панела с отметки. Кликнете с десния бутон на мишката върху „Календар“ и изберете „Нов календар“. Въведете име за новия календар, например „График за конферентна зала“.
-
Кликнете върху "Визуализиране на графика" в лентата на интерфейса. Кликнете с десния бутон на мишката върху календара и изберете „Нова среща“.
-
Кликнете върху „Категоризиране“ на лентата и изберете „Всички категории“. Изберете цветова категория и кликнете върху „Преименуване“. Въведете име за категорията, като "конферентна зала 1" или "зала за конференции". Преименувайте допълнителните цветови категории, по една за всяка конферентна зала. Кликнете върху „OK“.
-
Въведете заглавие за среща или събитие в текстовото поле за тема. В текстовото поле Местоположение въведете номера или името на конферентната зала. Въведете началния ден и часа за ползване на конферентната зала с крайното време. Ако конферентната зала ще се използва в продължение на няколко дни, можете да промените крайната дата.
-
Въведете подробности за планираната среща за конферентната зала в главния прозорец. Можете да включите описание на срещата и списък на участниците.
-
Кликнете върху "Категория" на лентата и кликнете върху конферентната зала, където ще се проведе срещата. Този цветен код в календара прави срещата лесно различна между различните конферентни зали, които се използват по едно и също време.
-
Кликнете върху „Запазване и затваряне“, за да затворите събитието в конферентната зала и да се върнете в календара.